Pentingnya Penataan Kearsipan Guna Mendukung Kerja Bawaslu
|
Suasana Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan Bawaslu Kabupaten/Kota Tingkat Bawaslu Kabupaten Belu
Atambua – Bawaslu Belu: Untuk memberikan pemahaman dan bimbingan kepada staf tentang standar pengelolaan ketatausahaan dan kearsipan yang baik dan benar Bawaslu Belu melakukan kegiatan Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan Bawaslu Kabupaten/Kota Tingkat Bawaslu Kabupaten Belu di Aula Kantor Bawaslu Kabupaten Belu, Rabu, (06 Juli 2022).
Tujuan dilakukan kegiatan ini agar penataan arsip di Lingkungan Bawaslu Kabupaten Belu lebih sistematis dan efektif serta berkualitas juga untuk menyamakan persepsi tentang pentingnya pengelolaan arsip pada Lingkungan Bawaslu Kabupaten Belu, bagaimana mengelola dan menyimpan kumpulan dokumen penting yang nantinya akan diperlukan lagi serta pentingnya arsip dalam Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan dalam meningkatkan tata kelola sebuah Instansi/Lembaga.
Dalam Kegiatan Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan Bawaslu Kabupaten/Kota Tingkat Bawaslu Kabupaten Belu Maria Gizela Lumis, S.Sos selaku Kordiv. SDMO dan Data Informasi dalam materinya menyampaikan bahwa arsip menjadi bagian yang sangat penting karena arsip ini merupakan bukti pelaksanaan kerja-kerja Bawaslu Kabupaten Belu yang harus disimpan secara baik dan teratur, sehingga bila nanti diperlukan arsip ini akan dengan mudah ditemukan kembali.
Lanjutnya, salah satu tugas dari Bawaslu juga sesuai Undang-Undang Nomor 7 tahun 2017 tentang Pemilihan Umum Pasal 101 huruf f adalah mengelola, memelihara dan merawat arsip serta melaksanakan penyusutannya berdasarkan jadwal retensi arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Andreas Parera, S.Fil selaku Ketua Bawaslu Kabupaten Belu menambahkan mengenai pemusnahan dokumen, ada 2 (dua) jenis dokumen yang cara pemusnahannya berbeda yaitu dokumen aktif dan Pasif, dihimbau agar staf memperhatikan jenis dokumen sebelum batas waktu pemusnahannya dan untuk mengamankan dokumen lembaga.
Dalam kegiatan tersebut Mario Kristofel Talul, S.Sos selaku Kepala Sekretariat Bawaslu Kabupaten Belu juga menyarankan kepada semua staf agar arsip selain disimpan hard copynya, kearsipan dokumen juga disimpan dalam bentuk elektronik melalui google drive. Harapan dari Rapat ini agar semua Staf mampu dalam memelihara dan mengelola kearsipan baik dalam bentuk manual dan elektronik di lingkungan Bawaslu Kabupaten Belu.
Kegiatan Rapat Pengelolaan Ketatausahaan dan Kearsipan Bawaslu Kabupaten/Kota Tingkat Bawaslu Kabupaten Belu diikuti oleh Ketua dan Anggota Bawaslu Kabupaten Belu, Kepala Sekretariat Bawaslu Kabupaten Belu, serta seluruh staf Sekretariat Bawaslu Kabupaten Belu. (SDMO Bawaslu Belu)
